PowerPoint (2009, 2019)

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舊的網頁資料： 內含物件｜寫劇本｜設計投影片｜講 演｜輸出海報

 超強的 PowerPoint 投影片編輯技巧：

雖然 有很多反對聲浪，PowerPoint 還是非常有用的工具。很容易學會，功能多樣強大，老師的教學、研究、服務，及學術簡報、升等，都可倚重。學生的讀書報告、書報討論、研究結果、甄試、求職等， 可利用 PowerPoint 呈現亮麗成果。管理上用來規劃專案流程、制定時程、說明制度、報告成效，有很大的加分作用。但是，一定要在很多細節上把 PowerPoint 照顧好，否則上述目的不但無法達成，還有反效果，會被譏為 ZeroPoint。

Wikipedia 連結： Microsoft PowerPoint  英文 / 中文  (中文版 Wiki 文章中有些看法與我相反，千萬別聽他的。Ha, Ha...)

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下載本課程：投影片講義 powerpoint 2009.pdf (5.2 Mb) 或文字講義 powerpoint text.pdf (342 Kb)

1.0

● 原則：

幾十年前，製作投影片原稿時，要先在白紙打上文字、插入圖形，然後送去照相沖洗底片，再做化學反應把它變成藍底白字。電腦發達之後，技術雖然改變很多，但是演講的劇本還是根本，要先想好故事大綱，賣點在哪裡？有沒有戲劇性？ 每張投影片都必須是一個重點，能夠令人驚嘆 (eye-opening)、喜歡 (I like it…)、印象深刻 (impressed)、啟發 (inspiring)，或衍生出問題 (懸疑、未知、探索)。然後把每張投影片以邏輯、線性方式排列，成為一串完整故事，再把這個故事講好。若是初次演講該簡報，則幾天前就應該完成所有投影片，然後全心浸潤其中，真的是要『齋戒沐浴』。演講時，則要以熱忱告訴聽眾一個有意思的故事，努力發揮。反過來說，若講員根本沒有準備好，連自己都對內容沒有興趣、毫無信心，那麼聽眾怎麼可能引發共鳴？

在製作任何投影片之前，有一個重要的關鍵概念。那就是你所要傳授的資料內容，與最後所呈現的教材，應該是很不一樣的東西。例如，要報告一篇論文，雖然這篇論文已經有很多文字敘述、結果圖片、討論大綱等原始材料，若未經處理就一一貼到投影片上，那麼聽眾可能很難理解。這些原始資料要經過『轉換』之後，才能夠成為『教材』：在收集好資料後，要先消化其內容，將其精髓摘要出來，轉換成容易理解的表達方式，並且設計清楚的圖表以製作投影片。

下圖左側說明一張 PowerPoint 投影片，可容納何種物件？主要是文字與圖形；右側則摘要製作投影片報告的四個主要步驟。

[參考 投影片講義 p.3~5]

1.1  投影片的製作原則 

1.2  什麼物件可以放到 PowerPoint 投影片 

1.3  設計每一張投影片的注意要點

2.0

● 注意使用字型：

字型分成 等幅 (中黑體)、非等幅 (細明體、標楷體) 兩大類。等幅字型粗細一致而顯眼，多用在標題，但不要整篇文字都是等幅字 (太沈重)。內文儘量使用非等幅的正直字形，細明體最理想 (注意所有報紙內文都是用細明體)。在網頁上使用標楷體不利閱讀，尤其當字形太小時，其弧度很難看清楚。要使用與中文對應的英文字形 (如下)，不要 直接用中文所附的英文字型 (一般都設計得不好看)。若播放的電腦沒有所要的字型，只要把字型檔案直接拷貝到 [控制台 - 字型] 檔案夾裡，不用重新開機就可以顯示正確字型。

[參考 投影片講義 p.6~9]

2.1  打字規則建議 

22

3.0

● 基本圖形與變化：

基本圖形 = 線條 + 形狀 (line & shape)，各有非常多樣的修飾方法，可由工具列一一取得。 將這兩者群組起來，千變萬化，幾乎可以實現你所有的想法。 (不只是下右側之流程圖)

[參考 投影片講義 p.10~20]

3.1  向量圖的應用比想像還廣大

3.2  把點陣圖變得更清晰亮麗  

3.2a 工具→自訂→指令→繪圖  

3.3  由點陣圖轉繪向量圖  

4.0

● 流程圖設計原則：

PowerPoint 可替代專業流程軟體 (如 Visio)。流程圖由許多 shape 單位構成，並由線條的 connector 連結。在組裝 shape 與 connector 之同時，就是規劃或優化一個專案的 brain storm 過程。PowerPoint 也提供動態 connector 連結，足夠應用。所有專案，尤其是其整體工作大綱，都應以流程圖來呈現。

[參考 投影片講義 p.21~24]

22

5.0

● 以動畫模擬實驗進行：

對理工醫農方面固然很有用，在文法商管也可想到應用的方式或場合。

[參考 投影片講義 p.25~26]

22

6.0

● PowerPoint 加值妙用：

想像如此一條完整工作線：規劃 (直接用 PowerPoint) → 專案 (大綱、流程圖、時間表、組織圖) → 展示 (簡報、網站、文件印製) → 成果報告。PowerPoint 幾乎可以做任何事情 (除了上述，還有文書處理、相片秀)，而且連成一氣，在做規劃的同時，也把簡報、流程、成果報表，甚至文宣與網頁，都大致做好了；與其他軟體之間，相互連結之通透性非常好，要進一步修改或轉出也方便。

[參考 投影片講義 p.27~36]

6.1  實驗成果以 PowerPoint 整理及報告  

6.2  製作海報要先調大投影片 size  

6.2a 高品質輸出海報

6.3  善用列印設定可完美呈現成果  

6.4  一張列印十六頁作為現場提示  

6.5  以『備忘稿』模式提供內容摘要  

6.6  在投影片中插入影片  

7.0

● 準備演講及臨場表現：

演講環境有時非常糟糕，例如投影機流明不足、銀幕長寬比錯誤、音量不足或有雜音、冷氣機壞掉、室內太亮、聽眾愛講話、雷射筆不亮、簡報器不會用、室外工程噪音，我 全都碰過，也只能順應環境，努力把自己的演講照顧好。最好在開講前，先去熟悉講台的一切環境，並且看你的檔案對不對 (很不幸的，若檔案有可能出錯，那幾乎一定會弄錯︰若你曾經換一個新的檔案給主辦單位，然而當天放出來的，經常會是舊的那一個。) 若檔案有影片，先檢查影片檔有無連結好；影片配有聲音的話，要連接音源線。若自己帶來電腦 (主辦單位的電腦也是一樣)，千萬要把電源線接好，儘量不要只用電池，遲早會出問題 (沒電了)；因此要檢查電腦銀幕右下方的 icon，是顯示插頭還是電池，若是電池的話，就要趕緊查電源線是否插好。

7.1  寫劇本用的 Storyboard

7.2  演 講 

8.0

● 使用 PowerPoint 心得總結：

使用 PowerPoint 還是很值得的，要記得 PowerPoint 不只用在教學，最後收穫最多的人會是你自己。

81

1.2

  什麼物件可以放到 PowerPoint 投影片：

例 舉

1

PowerPoint 可以直接填寫 文字，用在你的 主要標題文字、次要標題文字，以及簡單 說明文字。 請注意，不要寫入太多文字，並儘量使用標題、分點說明。 注意 字型的使用。

範例

2

PowerPoint 可以繪製簡單的 圖形，並輸入圖案。幾何圖形也可轉成 立體圖形，用在示意圖的效果相當好。例如表示幾個事件之間的關係圖示，各事件以立體方塊表示，並以箭頭連結其間的關係。

範例

3

PowerPoint 可貼上大部分軟體製作的 向量圖，包括 CorelDRAW。科學軟體 SigmaPlot 也可直接剪貼，否則可先輸出 tif 檔再輸入。用這些繪圖軟體製成卡通圖，說明你的實驗設計或原理，然後以複製或輸出，轉貼到 PowerPoint 投影片。

範例

範例

4

PowerPoint 可繪製簡單 流程圖，也可以輸入外部軟體的流程圖 (Visio)。除非你的流程極為複雜，否則直接在 PowerPoint 上面製作的流程圖，也相當專業。例如繪製酵素催化流程，用 PowerPoint 絕對足夠。

範例

範例

5

PowerPoint 可直接拷入 點陣圖，因此可貼掃描圖、電泳照片、然後加上說明文字。點陣圖要維持原來的長寬比例。

範例

6

雖然 PowerPoint 可放多種物件，但小心不要放太滿，以免過度複雜而不易閱讀。

範例

  設計每一張投影片的注意要點：

例 舉

1

請在 [檔案] - [檔案格式] - [版面設定] - [投影片大小] 選取你所要的投影片大小，若要用液晶投影機直接投影，請選 [如螢幕大小]。

2

每張投影片 只有一個主題，主題要明顯；在每張投影片上方加一行 主題文字，其字形、大小、顏色都要一致；在投影片上的文字推薦使用中黑體，不要用花俏字型。

範例

3

描述實驗結果的投影片，要把關鍵圖片安排好，並以文字、箭頭、線條等輔助說明，讓人一目了然，即使不聽 口頭說明也可瞭解；建議把該投影片的 結論 精要寫在投影片下方。

範例

4

複雜的步驟或實驗，先在紙上把所要的資料、圖片等設計好，整理成易懂的流程。

範例

5

全部投影片以 橫式 設計，圖片不要太小，文字不能太多，注意 正確拼字 與 打字規矩。中文字型建議用 中黑體，英文使用 Arial 字型，在銀幕上的表現很清楚。

6

底色要單純，最好用 全黑色或全白色，勿用複雜的花紋背景；避免 用無意義的動態物件。背景使用全黑色時，列印比較麻煩，要特別注意。

7.1 

  寫劇本用的 Storyboard：

1

準備任何 進度報告 或者 研究成果報告，第一件事就是 把有用的結果整理出來，並且安排成為一個劇本，像講故事一樣，說明你所得到的研究結果與意義。請注意隨著報告種類的不同，報告的內容或方式，會有很大的差異。例如，實驗室的進度報告就要很詳細，把所有步驟全部交代清楚，但在學會的演講，就只能簡要把實驗結果在短短十分鐘清楚宣告。

2

先把你的資料大概分成數個大部分，例如： 背景介紹、材料方法、結果討論、未來展望 等，這是最傳統的分割方式，可依照自己的特殊情況設計。最頂層的項目不要太細，通常 3 至 5 項即可，每項下再細分。

3

然後要把研究成果資料，轉換成一張張投影片，並且把這些投影片串連成一劇本。以下附有四種劇本格式 (甲、乙、丙、丁)，各有不同的使用目的，請選擇合適你使用者。

Storyboard  (點選下面圖形可以下載 MS Word 檔案)

甲種格式

乙種格式

丙種格式

丁種格式

4

在劇本方格上，一張張寫下投影片的內容摘要 (或者以簡圖畫出來)，排成有條裡的一條 線性故事大綱。 請務必記住，不要在一張投影片上，擠入太多東西。 除非有特別作用，絕對禁止把一整段文字抄入。

5

大致完成上述劇本設計之後，便可以開始設計每一張投影片 (見下一節)。

6

儘快完成 第一草稿 (first draft)，第一草稿不見得需盡善盡美，快速完成一個大概輪廓非常重要；然後再由第一草稿出發，屢經加減、修正、改進，甚至重寫，一層一層在內容上、條理上、美觀上做最理想的琢磨。

7.2 

  講 演：

1

做好檔案之後，直接用投影機放映；預講或緊急時，可以列印出黑白稿件，雖然沒有色彩，但也可達到報告目的。 另外，教師可善用『備忘稿』的格式，備忘稿以一頁顯現一張投影片，上半頁是圖片，下半頁的編輯空間可加上說明文字，非常清楚 且方便。

2

準備好投影片後，講演的練習或預演也很重要，至少要完整練習 五次以上；有嚴格時間限制的講演，一定要掌控好時間；並且請同學或老師預先聽講，提出改進意見，大部分 的新手都要大幅修改或重做。

3

要熟悉投影片的前後關係，預先為後來結果預埋伏筆，以增加 連貫性 與 故事性。

4

任何人在演講前都會緊張，但開講 幾分鐘之後，應可進入正常狀況。 因此，要多練習開頭的一段；另外，演講前以緩慢而深度的呼吸，或推牆闊胸運動，均可減輕氣管及喉嚨的緊張。抱著誠懇的態度去講，熱切希望聽眾瞭解你所要表達的事物，可能是克服緊張的 最佳方法。

5

講完之後請立刻檢討得失，作為下次報告改進。

6.2

  高品質輸出海報：

1

用 PowerPoint 作好的檔案，可印出高品質的照片或海報，以供論文發表或學會張貼。

2

首先要開啟 PowerPoint，並且先在 [檔案]  [版面設定] 把 [投影片大小] 增為三倍 (例如 A1 大小為：寬 59.4 cm 高 84.1 cm)。主要是要增加照片的解析度，以免最後的照片出現鋸齒狀。

3

雖然長與寬都增加了，但若是長寬比例不變，則你在螢幕上看不出有何改變。把你要的圖片貼上，並且加上所需的文字說明或符號。同法把所有的圖片一張一張作好，全部完成後先存檔起來 (.ppt 檔)，還不要關閉檔案。

4

然後再點 [另存新檔]，在 [檔案類型] 選取 JPEG (.jpg)，選取 [確定] 後出現對話框，問你是要全部都轉存 (請按『是』)，或是只存目前的投影片 (請按『否』)，選擇其一後就開始動作；如此存得的 .jpg 檔即可被 Photoshop 所讀，而其檔案大小通常都不會太大；注意，檔名儘量用英文，否則有些電腦無法讀取。

5

如此得到的 jpg 檔案，就可以送到『大圖輸出專門店』列印成所需大小的海報，也可縮小為一般照片，有些期刊還是要求寄去列印出來的成品。