PowerPoint (2009)

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舊的網頁資料: 內含物件寫劇本設計投影片講 演輸出海報


 超強的 PowerPoint 投影片編輯技巧:

雖然 有很多反對聲浪,PowerPoint 還是非常有用的工具。很容易學會,功能多樣強大,老師的教學、研究、服務,及學術簡報、升等,都可倚重。學生的讀書報告、書報討論、研究結果、甄試、求職等, 可利用 PowerPoint 呈現亮麗成果。管理上用來規劃專案流程、制定時程、說明制度、報告成效,有很大的加分作用。但是,一定要在很多細節上把 PowerPoint 照顧好,否則上述目的不但無法達成,還有反效果,會被譏為 ZeroPoint

Wikipedia 連結: Microsoft PowerPoint  英文 / 中文  (中文版 Wiki 文章中有些看法與我相反,千萬別聽他的。Ha, Ha...)

下圖為本網頁大綱,請注意圖中各單元可直接連結。下載投影片 powerpoint 2012.pdf (5.7 Mb) 或文字講義 powerpoint text.pdf (342 Kb)

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1.0

原則:

幾十年前,製作投影片原稿時,要先在白紙打上文字、插入圖形,然後送去照相沖洗底片,再做化學反應把它變成藍底白字。電腦發達之後,技術雖然改變很多,但是演講的劇本還是根本,要先想好故事大綱,賣點在哪裡?有沒有戲劇性? 每張投影片都必須是一個重點,能夠令人驚嘆 (eye-opening)、喜歡 (I like it…)、印象深刻 (impressed)、啟發 (inspiring),或衍生出問題 (懸疑、未知、探索)。然後把每張投影片以邏輯、線性方式排列,成為一串完整故事,再把這個故事講好。若是初次演講該簡報,則幾天前就應該完成所有投影片,然後全心浸潤其中,真的是要『齋戒沐浴』。演講時,則要以熱忱告訴聽眾一個有意思的故事,努力發揮。反過來說,若講員根本沒有準備好,連自己都對內容沒有興趣、毫無信心,那麼聽眾怎麼可能引發共鳴?

在製作任何投影片之前,有一個重要的關鍵概念。那就是你所要傳授的資料內容,與最後所呈現的教材,應該是很不一樣的東西。例如,要報告一篇論文,雖然這篇論文已經有很多文字敘述、結果圖片、討論大綱等原始材料,若未經處理就一一貼到投影片上,那麼聽眾可能很難理解。這些原始資料要經過『轉換』之後,才能夠成為『教材』:在收集好資料後,要先消化其內容,將其精髓摘要出來,轉換成容易理解的表達方式,並且設計清楚的圖表以製作投影片。

下圖左側說明一張 PowerPoint 投影片,可容納何種物件?主要是文字與圖形;右側則摘要製作投影片報告的四個主要步驟。

[參考 投影片講義 p.3~5]

 

1.1  投影片的製作原則 

[p.4] 實例:要把資料轉換成為教材 (轉譯)

1.2  什麼物件可以放到 PowerPoint 投影片 

 

1.3  設計每一張投影片的注意要點

 

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2.0

注意使用字型:

字型分成 等幅 (中黑體)、非等幅 (細明體、標楷體) 兩大類。等幅字型粗細一致而顯眼,多用在標題,但不要整篇文字都是等幅字 (太沈重)。內文儘量使用非等幅的正直字形,細明體最理想 (注意所有報紙內文都是用細明體)。在網頁上使用標楷體不利閱讀,尤其當字形太小時,其弧度很難看清楚。要使用與中文對應的英文字形 (如下),不要 直接用中文所附的英文字型 (一般都設計得不好看)。若播放的電腦沒有所要的字型,只要把字型檔案直接拷貝到 [控制台 - 字型] 檔案夾裡,不用重新開機就可以顯示正確字型。

[參考 投影片講義 p.6~9]

[p.7] 實例:中英文之間要空半格 (比較)

2.1  打字規則建議 

[p.9] 實例:Chymotrypsin

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3.0

基本圖形與變化:

基本圖形 = 線條 + 形狀 (line & shape),各有非常多樣的修飾方法,可由工具列一一取得。 將這兩者群組起來,千變萬化,幾乎可以實現你所有的想法。 (不只是下右側之流程圖)

[參考 投影片講義 p.10~20]

 

3.1  向量圖的應用比想像還廣大

[p.11]  [p.12] 實例:amino acid  [p.13] 實例:catalytic triad

3.2  把點陣圖變得更清晰亮麗  

[p.16] 實例:照片微調  [p.17] 實例:新進教師研習營

3.2a 工具→自訂→指令→繪圖  

 

3.3  由點陣圖轉繪向量圖  

[p.19]  [p.20] 實例:原子的構造

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4.0

流程圖設計原則:

PowerPoint 可替代專業流程軟體 ( Visio)流程圖由許多 shape 單位構成,並由線條的 connector 連結。在組裝 shape connector 之同時,就是規劃或優化一個專案的 brain storm 過程。PowerPoint 也提供動態 connector 連結,足夠應用。所有專案,尤其是其整體工作大綱,都應以流程圖來呈現

[參考 投影片講義 p.21~24]

 

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[p.22] 實例:網頁架構  [p.23] 實例:網頁製作  [p.24] 實例:胺基酸地下鐵道

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5.0

以動畫模擬實驗進行:

對理工醫農方面固然很有用,在文法商管也可想到應用的方式或場合。

[參考 投影片講義 p.25~26]

↑ 點選氫原子可連結動畫

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[p.26] 實例:酵素動力學反應

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6.0

PowerPoint 加值妙用:

想像如此一條完整工作線:規劃 (直接用 PowerPoint) → 專案 (大綱、流程圖、時間表、組織圖) → 展示 (簡報、網站、文件印製) → 成果報告。PowerPoint 幾乎可以做任何事情 (除了上述,還有文書處理、相片秀),而且連成一氣,在做規劃的同時,也把簡報、流程、成果報表,甚至文宣與網頁,都大致做好了;與其他軟體之間,相互連結之通透性非常好,要進一步修改或轉出也方便。

[參考 投影片講義 p.27~36]

[p.28] 實例:教師發展組  [p.29] 實例:時間表

6.1  實驗成果以 PowerPoint 整理及報告  

實例:實驗成果報告

6.2  製作海報要先調大投影片 size  

實例:大型海報

6.2a 高品質輸出海報

 

6.3  善用列印設定可完美呈現成果  

實例:列印設定

6.4  一張列印十六頁作為現場提示  

實例:1 比 16 列印

6.5  以『備忘稿』模式提供內容摘要  

實例:備忘稿格式

6.6  在投影片中插入影片  

[p.36] 實例:生物科技

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7.0

準備演講及臨場表現:

演講環境有時非常糟糕,例如投影機流明不足、銀幕長寬比錯誤、音量不足或有雜音、冷氣機壞掉、室內太亮、聽眾愛講話、雷射筆不亮、簡報器不會用、室外工程噪音,我 全都碰過,也只能順應環境,努力把自己的演講照顧好。最好在開講前,先去熟悉講台的一切環境,並且看你的檔案對不對 (很不幸的,若檔案有可能出錯,那幾乎一定會弄錯︰若你曾經換一個新的檔案給主辦單位,然而當天放出來的,經常會是舊的那一個。) 若檔案有影片,先檢查影片檔有無連結好;影片配有聲音的話,要連接音源線。若自己帶來電腦 (主辦單位的電腦也是一樣),千萬要把電源線接好,儘量不要只用電池,遲早會出問題 (沒電了);因此要檢查電腦銀幕右下方的 icon,是顯示插頭還是電池,若是電池的話,就要趕緊查電源線是否插好。

7.1  寫劇本用的 Storyboard

 

7.2  演 講 

 

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8.0

使用 PowerPoint 心得總結:

使用 PowerPoint 還是很值得的,要記得 PowerPoint 不只用在教學,最後收穫最多的人會是你自己。

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以下為舊版文字,經過修訂之後仍有參考價值。

1.2

  什麼物件可以放到 PowerPoint 投影片:

例 舉

 

1

PowerPoint 可以直接填寫 文字,用在你的 主要標題文字次要標題文字,以及簡單 說明文字。 請注意,不要寫入太多文字,並儘量使用標題、分點說明。 注意 字型的使用

範例

 

2

PowerPoint 可以繪製簡單的 圖形,並輸入圖案。幾何圖形也可轉成 立體圖形,用在示意圖的效果相當好。例如表示幾個事件之間的關係圖示,各事件以立體方塊表示,並以箭頭連結其間的關係。

範例

 

3

PowerPoint 可貼上大部分軟體製作的 向量圖,包括 CorelDRAW科學軟體 SigmaPlot 也可直接剪貼,否則可先輸出 tif 檔再輸入。用這些繪圖軟體製成卡通圖,說明你的實驗設計或原理,然後以複製或輸出,轉貼到 PowerPoint 投影片。

範例

範例

 

4

PowerPoint 可繪製簡單 流程圖,也可以輸入外部軟體的流程圖 (Visio)。除非你的流程極為複雜,否則直接在 PowerPoint 上面製作的流程圖,也相當專業。例如繪製酵素催化流程,用 PowerPoint 絕對足夠。

範例

範例

 

5

PowerPoint 可直接拷入 點陣圖,因此可貼掃描圖、電泳照片、然後加上說明文字。點陣圖要維持原來的長寬比例。

範例

 

6

雖然 PowerPoint 可放多種物件,但小心不要放太滿,以免過度複雜而不易閱讀。

範例

 

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1.3

  設計每一張投影片的注意要點:

例 舉

 

1

請在 [檔案] - [檔案格式] - [版面設定] - [投影片大小] 選取你所要的投影片大小,若要用液晶投影機直接投影,請選 [如螢幕大小]

 

 

2

每張投影片 只有一個主題主題要明顯;在每張投影片上方加一行 主題文字,其字形、大小、顏色都要一致;在投影片上的文字推薦使用中黑體,不要用花俏字型。

範例

 

3

描述實驗結果的投影片,要把關鍵圖片安排好,並以文字、箭頭、線條等輔助說明,讓人一目了然,即使不聽 口頭說明也可瞭解;建議把該投影片的 結論 精要寫在投影片下方。

範例

 

4

複雜的步驟或實驗,先在紙上把所要的資料、圖片等設計好,整理成易懂的流程。

範例

 

5

全部投影片以 橫式 設計,圖片不要太小,文字不能太多,注意 正確拼字 打字規矩。中文字型建議用 中黑體,英文使用 Arial 字型,在銀幕上的表現很清楚。

 

 

6

底色要單純,最好用 全黑色全白色,勿用複雜的花紋背景;避免 用無意義的動態物件。背景使用全黑色時,列印比較麻煩,要特別注意。

 
 

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7.1 

  寫劇本用的 Storyboard

 

 

1

準備任何 進度報告 或者 研究成果報告,第一件事就是 把有用的結果整理出來,並且安排成為一個劇本,像講故事一樣,說明你所得到的研究結果與意義。請注意隨著報告種類的不同,報告的內容或方式,會有很大的差異。例如,實驗室的進度報告就要很詳細,把所有步驟全部交代清楚,但在學會的演講,就只能簡要把實驗結果在短短十分鐘清楚宣告。

 

 

2

先把你的資料大概分成數個大部分,例如: 背景介紹材料方法結果討論未來展望 等,這是最傳統的分割方式,可依照自己的特殊情況設計。最頂層的項目不要太細,通常 3 5 項即可,每項下再細分。

 

 

3

然後要把研究成果資料,轉換成一張張投影片,並且把這些投影片串連成一劇本。以下附有四種劇本格式 (甲、乙、丙、丁),各有不同的使用目的,請選擇合適你使用者。

 

 

 

Storyboard  (點選下面圖形可以下載 MS Word 檔案)

 

 

 

 

 

 

甲種格式

乙種格式

丙種格式

丁種格式

 

 

4

在劇本方格上,一張張寫下投影片的內容摘要 (或者以簡圖畫出來),排成有條裡的一條 線性故事大綱。 請務必記住,不要在一張投影片上,擠入太多東西。 除非有特別作用,絕對禁止把一整段文字抄入。

 

 

5

大致完成上述劇本設計之後,便可以開始設計每一張投影片 (見下一節)

 

 

6

儘快完成 第一草稿 (first draft),第一草稿不見得需盡善盡美,快速完成一個大概輪廓非常重要;然後再由第一草稿出發,屢經加減、修正、改進,甚至重寫,一層一層在內容上、條理上、美觀上做最理想的琢磨。

 

 

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7.2 

  講 演

 

 

1

做好檔案之後,直接用投影機放映;預講或緊急時,可以列印出黑白稿件,雖然沒有色彩,但也可達到報告目的。 另外,教師可善用『備忘稿』的格式,備忘稿以一頁顯現一張投影片,上半頁是圖片,下半頁的編輯空間可加上說明文字,非常清楚 且方便。

 

 

2

準備好投影片後,講演的練習或預演也很重要,至少要完整練習 五次以上;有嚴格時間限制的講演,一定要掌控好時間;並且請同學或老師預先聽講,提出改進意見,大部分 的新手都要大幅修改或重做。

 

 

3

要熟悉投影片的前後關係,預先為後來結果預埋伏筆,以增加 連貫性故事性

 

 

4

任何人在演講前都會緊張,但開講 幾分鐘之後,應可進入正常狀況。 因此,要多練習開頭的一段;另外,演講前以緩慢而深度的呼吸,或推牆闊胸運動,均可減輕氣管及喉嚨的緊張。抱著誠懇的態度去講,熱切希望聽眾瞭解你所要表達的事物,可能是克服緊張的 最佳方法。

 

 

5

講完之後請立刻檢討得失,作為下次報告改進。

 

 

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6.2

  高品質輸出海報:

 

 

1

用 PowerPoint 作好的檔案,可印出高品質的照片或海報,以供論文發表或學會張貼。

 

 

2

首先要開啟 PowerPoint,並且先在 [檔案]  [版面設定] 把 [投影片大小] 增為三倍 (例如 A1 大小為:寬 59.4 cm 高 84.1 cm)。主要是要增加照片的解析度,以免最後的照片出現鋸齒狀。

 

 

3

雖然長與寬都增加了,但若是長寬比例不變,則你在螢幕上看不出有何改變。把你要的圖片貼上,並且加上所需的文字說明或符號。同法把所有的圖片一張一張作好,全部完成後先存檔起來 (.ppt 檔),還不要關閉檔案。

 

 

4

然後再點 [另存新檔],在 [檔案類型] 選取 JPEG (.jpg),選取 [確定] 後出現對話框,問你是要全部都轉存 (請按『』),或是只存目前的投影片 (請按『』),選擇其一後就開始動作;如此存得的 .jpg 檔即可被 Photoshop 所讀,而其檔案大小通常都不會太大;注意,檔名儘量用英文,否則有些電腦無法讀取。

 

 

5

如此得到的 jpg 檔案,就可以送到『大圖輸出專門店』列印成所需大小的海報,也可縮小為一般照片,有些期刊還是要求寄去列印出來的成品。

 

 

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網頁最近更新日期: 2011/11/26